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針對當前檔案收集亂、管理難、存儲差和利用少的問題，數(shù)字檔案室產(chǎn)品應(yīng)運而生，形成了集檔案管理體系規(guī)范、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案電子庫房和數(shù)字檔案智能應(yīng)用于一體的全方位立體式解決方案。
支持專業(yè)檔案、文書檔案、照片檔案、音像檔案、基建檔案等全宗類檔案數(shù)字化掃描歸檔和原生性電子文件歸檔，并通過RPA對檔案進行預(yù)歸檔，提升檔案接收效率。
通過身份認證、權(quán)限管理、數(shù)字簽名、審計跟蹤、數(shù)字簽名、數(shù)字水印和訪問控制等方面進行數(shù)字檔案室全方位保障，同時借助人工智能技術(shù)開展檔案智能鑒定和檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)自動報告。
支持紙質(zhì)卷宗密集架建設(shè)和數(shù)字檔案資源庫房建設(shè)，確保多形態(tài)檔案數(shù)據(jù)長期安全保存。
運用生成式大模型等技術(shù)，面向業(yè)務(wù)場景，實現(xiàn)了檔案智能借閱、智能檢索和智能編研等具體場景的檔案利用。
數(shù)據(jù)服務(wù)美好生活
提升了管理效率
相比傳統(tǒng)檔案管理，創(chuàng)新了管理思路，減少了事務(wù)性工作，助推了全流程網(wǎng)上辦公體系，以電子文件即時在線生成促進電子文件歸檔工作，實現(xiàn)了數(shù)字卷宗向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)變的“一鍵歸檔”。
保障了數(shù)據(jù)安全
運用區(qū)塊鏈等安全技術(shù)和先進的磁光電膠存儲技術(shù)，制定“321”存儲策略，打造數(shù)字檔案電子庫房，保障了入庫的數(shù)字檔案長期安全。
方便了群眾使用
通過智能借閱、智能檢索和智能推薦等功能，群眾可以在自己移動端或者電腦端進行檔案查閱、復(fù)制和郵寄，實現(xiàn)了“群眾少跑腿，數(shù)據(jù)多跑路”。
保護了生態(tài)環(huán)境
數(shù)字檔案室的推進，大幅度的減少了紙張、傳統(tǒng)印章和印泥的使用，節(jié)約了生態(tài)資源，保護了生態(tài)環(huán)境。
“存量數(shù)字化、增量電子化”，對歷史存量傳統(tǒng)檔案進行數(shù)字化掃描，形成數(shù)字化成果，對新生檔案進行原生性電子文件接收，實現(xiàn)了檔案資源數(shù)字化，為后續(xù)的檔案利用智能化提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
李強總理在2024年政府工作報告中提出要推進“人工智能+”行動，數(shù)字檔案室充分運用OCR、NLP和生成式大模型等人工智能技術(shù)，開發(fā)了檔案智能鑒定、智能編研、智能校核和智能借閱等功能，實現(xiàn)了檔案利用智能化，提升了檔案管理效能。
探索“混合單套制”歸檔模式，結(jié)合國家機關(guān)、企業(yè)和事業(yè)單位工作實際，以數(shù)字檔案作為唯一歸檔方式，將確有必要的紙質(zhì)原件以數(shù)字檔案附件形式歸檔。設(shè)置檔案校核初驗、復(fù)驗環(huán)節(jié)，確保數(shù)字檔案和紙質(zhì)附件準確全面歸檔，減少了歸檔阻力。
建設(shè)數(shù)字檔案資源庫房，實現(xiàn)數(shù)字檔案的在線存儲、近線存儲和離線存儲，便于開展異地異質(zhì)備份。系統(tǒng)具有空間預(yù)警、數(shù)據(jù)檢測等功能，可以按照不同保存策略實施靈活的技術(shù)配置，對存儲介質(zhì)定期進行檢測，確保了檔案數(shù)據(jù)的長期安全可用。
